Die Daten von nutzungsberechtigten und zahlungspflichtigen Personen werden nur einmal in der Datenbank zentral gespeichert, da es vorkommen kann, dass die gleiche Person als Nutzungsberechtigter oder Zahlungspflichtiger an unterschiedlichen Grabstellen auftritt. Deshalb gibt es auch für die Nutzungsberechtigten einen eindeutigen Schlüssel, die sogenannte „Kunden_ID“:
Für die Bestimmung des Nutzungsberechtigten gibt es auch wieder zwei Möglichkeiten:
1.Falls die Kunden_ID bekannt sein sollte, kann sie direkt in das erste Feld eingegeben werden.
Wenn die eingegebene Kunden_ID in der Datenbank vorhanden ist, erscheint neben dem ersten Feld ein „OK“-Knopf, mit dem die Eingabe bestätigt werden kann. Vorname, Name und Wohnort der zugehörigen Person werden dann angezeigt und die Kunden_ID wird rechts bestätigt.
2.In den meisten Fällen ist die Kunden_ID jedoch nicht bekannt. Wenn die Kunden_ID nicht bekannt ist, oder die vermutete Kunden_ID falsch ist, können vom Nutzungsberechtigten auch Vorname, Name und Ort in die vorgesehenen Felder eingegeben werden und mit „OK“ bestätigt werden. Das Programm prüft dann, ob in der Datenbank schon eine Person gespeichert ist, auf die diese Angaben passen.
Von einen Kevin Mustermann gibt es in diesem Beispiel noch keine Daten, deshalb öffnet sich bei einem Klick auf „OK“ zusätzlich der Erfassungsdialog für einen neuen Nutzungsberechtigten:
Dieser Erfassungsdialog sollte nun zuerst gefüllt werden:
Nicht alle Felder müssen gefüllt werden, aber die mit einem * gekennzeichneten Felder sind obligatorisch.
Anschließend wird der Erfassungsdialog mit „Neu anlegen“ abgeschlossen. Es wird eine neue Kunden_ID generiert und in dem „Neuer Vertrag“-Dialog eingetragen:
Von jetzt an würde ein Kevin Mustermann aus Musterstadt auch bei der nächsten Eingabe als Nutzungsberechtigter erkannt werden.