Mit dem Ablauf Nutzungsvertrags ist der Nutzungsberechtigte in der Regel verpfichtet, den vorherigen Zustand der Grabstelle wieder herzustellen, also Bepflanzung, Grabstein, usw vom Grab „abzuräumen“. Spätestens zu diesem Zeitpunkt muss die Abräumung erfolgt sein.
In manchen Fällen wird die Abräumung vom Nutzungsberechtigten auch schon weit vor Nutzungsende veranlasst, z.B. wenn die Grabpflege nicht mehr durchgeführt werden kann oder soll.
Auf jeden Fall sollten die Informationen, ob ein Grab abgeräumt wurde oder nicht, sorgfältig und zeitnah von der Friedhofsverwaltung im System gepflegt werden, um diesbezügliche Auswertungen und Erinnerungsfunktionen zu ermöglichen.
Für die Friedhofsverwaltung ist es wichtig, rechtzeitig vor Ende der Nutzungszeit zu erfahren, an welchen Grabstellen die Abräumung noch nicht erfolgt ist, um säumige Nutzungsberechtigte rechtzeitig an die Pflicht zur Abräumung zu erinnern.
Deshalb werden bei jedem Start des Programms Erinnerungsdialoge aufgestartet, wenn innerhalb von 2 Monaten eine Abräumung erfolgen muss oder wenn diese sogar schon überfällig ist.
Dieser Dialog informiert über die kritische Grabstelle und das Datum des Nutzungsendes. Über den Knopf „Zeigen“ wird die Grabstelle im Friedhofsplan identifiziert und zentriert. Der Anwender kann zu dieser Grabstelle dann durch den Menüaufruf „Friedhof | Grabinfo“...
... oder durch Doppelklick auf diese Grabstelle im Friedhofsplan den Hauptdialog dazu öffnen um zu entscheiden, ob der Nutzungsberechtigte angehalten werden sollte,
1.die Abräumung zu veranlassen, oder
2.das Nutzungsrecht durch Zukauf von X Jahren Nutzungsrecht zu verlängern.
Wenn ein Erinnerungsschreiben zur Abräumungspflicht erstellt werden soll, kann das nun direkt über den entsprechenden Knopf geschehen:
Wenn nach erneuter Überprüfung (z.B. durch Ortsbegehung) festgestellt wird, dass die Abräumung bereits erfolgt ist, kann die Abräumung auch im System dokumentiert werden:
Wenn der Knopf „Abräumung jetzt eintragen“ gedrückt wird, wird die Abräumung an dieser Grabstelle im System eingetragen und die Darstellung der Grabstelle ändert sich entsprechend, wenn unter Themen „Graeber farbig“ gewählt ist:
Falls die Eintragung der Abräumung nur irrtümlich erfolgte, kann sie durch Klicken auf „Abräumung annullieren“ wieder rückgängig gemacht werden.
Wenn dieser Erinnerungsdialog bis zur wirklichen Überfälligkeit nicht mehr angezeigt werden soll, kann auch diese Option gewählt werden:
Ansonsten erscheinen die Meldungen bei jedem Programmstart.
Die Meldungsfenster können mit Klick auf „OK“ geschlossen werden.
Wenn die Abräumung bereits überfällig ist, d.h. das Ende der vertraglichen Nutzungszeit bereits in der Vergangenheit liegt, erscheint das folgende Fenster:
Ob eine Grabstelle abgeräumt ist oder nicht, kann auch im Hauptdialog eingesehen werden:
oder 
Über den Knopf mit den drei Punkten kann ein Dialog aufgerufen werden, um den Grabzustand „abgeräumt“ oder „nicht abgeräumt“ zu ändern:
